Regolamento dell'archivio

Accesso e orari

Art. 1

L’archivio storico dell’Accademia delle Scienze svolge funzioni di conservazione, inventariazione e valorizzazione del patrimonio documentale relativo all’Istituzione e ad altri fondi personali come pure di quello acquisito o donato da altri enti.

Alla consultazione e ai diversi servizi si può accedere secondo quanto disposto dal presente regolamento.

Art. 2

L’archivio dell’Accademia delle Scienze è aperto al pubblico con le seguenti modalità.

Oltre ai Soci, sono ammesse alla consultazione le seguenti categorie di studiosi: a) i docenti e i ricercatori universitari italiani e stranieri; b) i Soci di Accademie italiane e straniere; c) i dottorandi di ogni livello di università italiane e straniere; d) gli studiosi che presentino motivate ragioni di studio o di ricerca. Tenendo conto delle particolari esigenze di tutela e conservazione del patrimonio documentale custodito, il Responsabile dell’archivio può, in casi particolari di comprovate esigenze, consentire l’accesso ai documenti solo previa autorizzazione del Presidente.

Ogni utente deve essere munito di documento di identità valido e dovrà apporre sul registro delle presenze giornaliere, il numero di un documento di identità valido e la propria firma leggibile. Prima di accedere all’archivio, l’utente ha l'obbligo di depositare borse e cartelle.

Art. 3

L’archivio è aperto su appuntamento dal lunedì al venerdì con orario 9-13, salvo nei periodi di chiusura dell’Accademia. L’orario potrà subire delle modifiche di cui sarà data tempestiva comunicazione. La consultazione avviene negli stessi locali a disposizione della biblioteca.

Art. 4

I locali dell’Accademia sono videosorvegliati al fine di tutelare i beni di interesse storico e culturale ivi conservati; la video-sorveglianza prevede la registrazione delle immagini e la loro conservazione come previsto dalla vigente normativa. L’accesso e la permanenza nella sala di conservazione dell’archivio sono consentiti eccezionalmente e solo se accompagnati dal personale dell’archivio.

Servizi

Art. 5

L’archivio eroga i seguenti servizi:

a) informazioni e assistenza alla ricerca;

b) consultazione; 

c) riproduzione e fornitura copie.

Ulteriori servizi possono essere predisposti sulla base di specifiche esigenze: di essi l’archivio darà adeguata informazione sul sito web, definendone caratteristiche e modalità di fruizione. Il prestito temporaneo è consentito solo verso altri enti e per finalità espositive.

Consultazione

Art. 6

La consultazione è limitata a un’unità archivistica per volta. Possono essere richiesti fino a un massimo di 5 unità al giorno. I documenti devono essere richiesti preventivamente attraverso la compilazione di un apposito modulo disponibile sul sito web. Al fine di tutelare i documenti, qualora sia posseduta una riproduzione digitale del materiale richiesto, questo verrà dato in consultazione in sostituzione dell'originale nelle apposite postazioni messe a disposizione dall’Accademia. In tal caso gli originali saranno consultabili solo per motivate ragioni relative alla natura della ricerca e previa autorizzazione del Responsabile dell’archivio.

Art. 7

Sono esclusi dalla consultazione i documenti coperti da riservatezza, secondo le norme vigenti, i documenti non riordinati e/o non inventariati e, di regola, anche il materiale in cattivo stato di conservazione. Nel caso di documenti di particolare pregio la consultazione avverrà sotto il controllo del personale addetto.

Art. 8

Gli utenti sono tenuti a mantenere un comportamento decoroso, corretto e rispettoso. In particolare è fatto divieto di consumare cibi o bevande nelle sale di consultazione. L’inosservanza delle norme di comportamento di cui sopra comporta l’immediata esclusione dalla consultazione, oltre alla rifusione di eventuali danni.

Gli utenti dovranno trattare i documenti presi in visione con la massima cura: in particolare, è vietato appoggiarsi sul documento e apporre su di esso qualsiasi segno, anche a matita leggera. Dovranno inoltre rispettare scrupolosamente l’ordine dei fascicoli o delle carte dell’unità archivistica.

Al termine della consultazione, oppure ogni volta l’utente si allontani dalla sala di consultazione, i documenti devono essere riconsegnati al personale addetto, che provvederà a ricollocarli o a tenerli a disposizione dell’utente.

Riproduzione e fornitura copie

Art. 9

Gli utenti possono richiedere per uso personale, e dietro pagamento della tariffa stabilita, riproduzioni integrali o parziali dei documenti. Il servizio di riproduzione è a cura del personale dell’Accademia. La riproduzione integrale di interi fondi o serie è subordinata all’autorizzazione del Responsabile dell’archivio che valuterà la congruità della richiesta.

Art. 10

La riproduzione con mezzi propri deve essere richiesta e autorizzata dal Responsabile dell’archivio che ne indicherà anche i modi e i mezzi ritenuti più idonei per garantire la tutela del materiale.

Art. 11

Gli utenti possono avvalersi del servizio di riproduzione compilando il modulo online disponibile sul sito web. Le riproduzioni potranno essere inviate per posta elettronica o servizi di trasferimento di file, dietro pagamento della tariffa stabilita.

Art. 12

Sono normalmente esclusi dalla riproduzione documenti con legature di pregio o in cattivo stato di conservazione, nonché carte geografiche e topografiche, disegni e tavole.

Art. 13

Qualora il materiale riprodotto debba essere utilizzato a fini editoriali, dovrà essere richiesta l’autorizzazione al Presidente dell’Accademia e occorrerà impegnarsi, ove questa venga concessa, a fare omaggio di copia della pubblicazione all’Accademia; nel caso di riproduzioni a scopo commerciale, per l’autorizzazione l’Accademia definirà le condizioni economiche secondo quanto stabilito da apposito tariffario. 

Art. 14

Nel caso in cui le immagini siano pubblicate (in versione cartacea, digitale, su siti web o altro), dovranno essere riportati l’ubicazione e gli estremi archivistici, per consentirne la rintracciabilità a tutti gli studiosi, oltre alla dicitura “su concessione dell’Accademia delle Scienze di Torino” e l’espressa avvertenza del divieto di ogni ulteriore riproduzione o duplicazione.

 

Approvato dalle Classi Unite del 19/10/2020